Značaj softvera za upravljanje dokazima u pravnom sektoru

Značaj softvera za upravljanje dokazima u pravnom sektoru

7 November 2021 0 Von admin

Održavanje i čuvanje svega u centraliziranoj bazi podataka pomoći će vam da pojednostavite svoj proces upravljanja dokazima.


U pravnom sektoru, dokaz ima vitalnu poziciju kao uobičajena, ali dominantna riječ. Dokaz je moć dokazivanja krivnje ili nekrivnje u sudnici. Upravljanje dokazima počinje mnogo prije toga, u rukama odvjetnika. Odvjetnici moraju pažljivo i pravilno postupati s dokazima jer je prvi dio učinkovitog sustava upravljanja dokazima organizirano voditi računa o procesu.

Tradicionalno, taj je sustav bio na papiru i zamoran. Bilo je potrebno mnogo radnih sati bilježenja i pisane dokumentacije ako se radi ručno. Dostupni su softverski alati za upravljanje dokazima koji pojednostavljuju ovaj vitalni proces održavanja dokaza. Omogućuje odvjetnicima i policijskim upravama da reguliraju digitalno i kao fizički dokaz bez papira.

Rješenje koristi tehnologiju temeljenu na oblaku za sigurno pohranjivanje dokaza i omogućava korisnicima pristup sustavu s bilo kojeg mjesta. Na primjer, policajci i odvjetnici mogu koristiti pametne telefone da traže slike i video zapise, snimaju i bilježe intervjue te daljinski prate proceduru.

Što je upravljanje dokazima?

Softver u oblaku za upravljanje dokazima koji rješava sve probleme upravljanja, pohrane i dijeljenja digitalnih dokaza za sudnice. Integrira se s alatima za prikupljanje dokaza i aplikacijama za automatski uvoz snimaka i drugih datoteka dokaza.

Nadalje, digitalni softver za upravljanje dokazima pruža centralizirani proces upravljanja, pojednostavljuje dijeljenje datoteka i dokaza, održava sve u dobro vođenom sustavu i centralizira više izvora informacija na jednom mjestu.

Glavne značajke upravljanja dokazima

1. Besprekorna dostupnost s radom na daljinu

Tehnologija u oblaku postala je vitalni dio svake industrije i pravni sektor nije iznimka. Svaka aplikacija ili rješenje koje radi na tehnologiji temeljenoj na oblaku je sigurno, korisnici joj mogu pristupiti s bilo kojeg mjesta i isplativo za odvjetničke tvrtke.

Uz rastući trend rada na daljinu, učinkovitost aplikacija temeljenih na oblaku je visoka. Mogu se koristiti na svim uređajima s internetskom vezom, što znači da ih odvjetnici i policajci mogu koristiti na terenu umjesto da čekaju da ručno unose podatke u papirnate sustave.

2. Jednostavnost korištenja

Nije nužno da su svi odvjetnici i osoblje uključeni u slučaj tehnički podkovani. Bitno je imati sučelje jednostavno za korištenje za bolje razumijevanje i korištenje softvera za upravljanje dokazima.

Integritet sustava i isplativost vitalni su elementi; međutim, oni nemaju dobre koristi ako je sam sustav previše kompliciran za korištenje i teško razumljiv korisnicima.

Softver za upravljanje dokazima trebao bi biti jednostavan za korištenje s lako razumljivim korisničkim sučeljem, što znači da ga korisnici mogu brzo naučiti. Ako je previše složen, odvjetnici će gubiti dragocjeno vrijeme na ispravljanje pogrešaka, traženje datoteka pomoći i drhtanje oko softverskih komplikacija.

3. Centralizirano mjesto za sve vrste dokaza.

Godinama prije, kada se tehnologija nije koristila tako često, digitalnim i fizičkim dokazima upravljalo se odvojeno na različite načine.

Posljednjih godina sudovi su počeli jednako priznavati obje vrste dokaza. Njihovo održavanje na odvojenim sustavima više nema smisla, oba imaju jednak prioritet. Nadalje, odvjetnici više ne pohranjuju digitalne medije na fizičke CD-ove. Sada se bilježe kao digitalni podaci koji prikazuju metapodatke radi lakše identifikacije.

Razdvajanje fizičkih i digitalnih podataka na odvojenim sustavima zahtijeva neučinkovitost jer je teško upravljati višestrukim izvorima dokaza. Softver za upravljanje dokazima omogućuje vam podršku digitalnih i fizičkih dokaza i na jednom sustavu, što stvara učinkovit sustav za rad s njima i njihovo predstavljanje pred drugima.

4. Prilagođena podatkovna polja

Slika od Clay Banksa, putem Unsplash.com.
Slika od Clay Banksa, putem Unsplash.com.

Odvjetnici godinama u sustavima na papiru koriste iste oznake ili nazive polja i ima smisla koristiti iste nazive polja u svom rješenju za upravljanje dokazima. No, uzmite u obzir činjenicu da s vremenom dolazi do promjena u pravnom sektoru. Novi načini rada neprestano se razvijaju i možda će vam trebati nove oznake i kategorije. Prilagodba podataka u pravnom sektoru mijenja se jednako brzo kao i tehnologija koja ga podržava. vaš sustav upravljanja dokazima mora mu se moći prilagoditi.

Iako su polja za prikupljanje podataka unutar vašeg sustava po vama prikladna danas, ali sutra mogu biti zastarjela prema tehnologiji koja se brzo mijenja. Vaš sustav za upravljanje dokazima trebao bi imati značajku prilagođavanja koja omogućuje odvjetnicima da mijenjaju ili dodaju nova polja podataka prema potrebi.

5. Sigurnosni protokoli visoke klase

Očito je i podrazumijeva se da su svi podaci pohranjeni u softveru za upravljanje dokazima važni i da ih treba pohraniti s najvećom sigurnošću. Ako vaša tvrtka svoje podatke pohranjuje u oblaku, te su informacije ključne za sve vaše procese i zaposlenike.

Budući da se tvrtke penju na digitalne zidove, kibernetički kriminal raste alarmantnom brzinom i svaki pružatelj sustava upravljanja podacima mora biti oprezan kada je u pitanju sigurnost podataka. Vaš dobavljač softvera za upravljanje dokazima trebao bi implementirati više sigurnosnih protokola kako bi zaštitio vaše podatke u softveru.

6. Pristupačnost

Pristupačnost je čimbenik kada je u pitanju uži izbor softvera za upravljanje dokazima. Imajući na umu da bi određivanje vašeg proračuna također trebalo uključivati ​​uštede u radnim satima i drugim resursima koji dolaze s prelaskom na učinkovitiji sustav.

Za analizu troškova nastavka bez dodavanja softverskog sustava? Ako vašem trenutnom softveru nedostaje prilagodba, automatizacija zadataka, sigurnosne značajke i ne odustaje od rezultata produktivnosti koje nudi softver za upravljanje dokazima, možda već trošite više od troška implementacije softvera u svoju praksu.

Dobri dobavljači softvera ponudit će planove cijena bez skrivenih naknada i naknada. Bit će im drago odgovoriti na sva vaša pitanja, kao i ponuditi paketne cjenovne planove ako trebate više značajki ili poslovna rješenja.

Sumirati

Vrijeme je dragocjeno za odvjetnike i svaku stranu uključenu u slučaj, ručno dokumentiranje svega na stari papirnati način nije samo dugotrajno i zamorno, već uključuje i rizik od pogrešnog postavljanja. Slučaj ima mnogo faza i bezbroj mikro-upravljačkih zadataka.

Održavanje i čuvanje svega u centraliziranoj bazi podataka pomoći će vam da pojednostavite svoj proces upravljanja dokazima. Lako pronalaženje i pristup vašim dokazima pomoći će vam da budete produktivni i učinkoviti.